Når du starter, kjøper eller overtar et aksjeselskap, er det ikke nok å vite hva selskapet heter og hvem som sitter i styret. Man må også vite hvem som faktisk eier eller kontrollerer selskapet.
Disse personene kalles reelle rettighetshavere.
For mange aksjeselskaper er dette enkelt: én eller flere personer eier aksjene direkte. I andre tilfeller ligger eierskapet gjennom holdingselskaper, utenlandske selskaper, aksjonæravtaler eller andre strukturer. Da må man se gjennom selskapsstrukturen og finne frem til de fysiske personene som til slutt har eierskap eller kontroll.
Dette er viktig både ved registrering i Brønnøysundregistrene, ved kundekontroll/KYC og ved kjøp eller overtakelse av et AS.
Hva er en reell rettighetshaver?
En reell rettighetshaver er en fysisk person som i siste instans eier eller kontrollerer en virksomhet.
I et aksjeselskap vil det typisk være en person som direkte eller indirekte:
- eier mer enn 25 prosent av aksjene
- kontrollerer mer enn 25 prosent av stemmene
- har rett til å utpeke eller avsette mer enn halvparten av styret
- på annen måte utøver kontroll over selskapet
Det viktige er at man ser etter den reelle kontrollen, ikke bare den formelle registreringen.
Et selskap, en stiftelse eller et fond kan derfor ikke i seg selv være reell rettighetshaver. Man må normalt identifisere de fysiske personene bak.
Eierskap og kontroll er ikke alltid det samme
I mange små aksjeselskaper er eierskap og kontroll det samme. Eier du 100 prosent av aksjene, kontrollerer du normalt også selskapet.
Men slik er det ikke alltid.
En person kan ha kontroll uten å eie flertallet av aksjene. Det kan for eksempel skje gjennom:
- aksjer med særskilt stemmerett
- aksjonæravtaler
- rett til å velge styremedlemmer
- avtaler som gir bestemmende innflytelse
- nærstående personer som samlet kontrollerer selskapet
- kompliserte konsern- eller holdingsstrukturer
Derfor bør man ikke bare se på aksjeeierboken isolert. Man bør også vurdere vedtekter, aksjonæravtaler og andre avtaler som kan gi noen faktisk kontroll.
Direkte eierskap
Direkte eierskap betyr at en fysisk person eier aksjer direkte i aksjeselskapet.
Eksempel:
- Kari eier 60 prosent av aksjene i Eksempel AS.
- Ola eier 40 prosent av aksjene i Eksempel AS.
Begge eier mer enn 25 prosent. Begge vil normalt være reelle rettighetshavere.
Hvis én person eier alle aksjene i selskapet, er vurderingen som regel enkel: denne personen er reell rettighetshaver.
Indirekte eierskap
Indirekte eierskap betyr at en person eier selskapet gjennom ett eller flere andre selskaper.
Eksempel:
- Holding AS eier 100 prosent av Drift AS.
- Kari eier 100 prosent av Holding AS.
Da eier Kari Drift AS indirekte gjennom Holding AS. Kari vil normalt være reell rettighetshaver i Drift AS.
Et annet eksempel:
- Holding AS eier 60 prosent av Drift AS.
- Kari eier 50 prosent av Holding AS.
Kari har da en indirekte eierandel på 30 prosent i Drift AS. Det beregnes slik:
50 prosent × 60 prosent = 30 prosent
Siden Kari indirekte eier mer enn 25 prosent av Drift AS, vil hun normalt være reell rettighetshaver.
Ved indirekte eierskap må man altså følge eierkjeden til man finner de fysiske personene bak selskapene.
Utenlandske eiere
Et norsk aksjeselskap kan ha utenlandske eiere. Det endrer ikke utgangspunktet: man må fortsatt identifisere de fysiske personene som til slutt eier eller kontrollerer selskapet.
Hvis et svensk, dansk, britisk eller annet utenlandsk selskap eier aksjer i et norsk AS, er det normalt ikke nok å registrere det utenlandske selskapet som eier. Man må undersøke hvem som eier eller kontrollerer det utenlandske selskapet.
Dette kan kreve dokumentasjon fra utenlandske registre eller selskapsdokumenter, for eksempel:
- firmaattest eller registerutskrift
- aksjeeierbok eller tilsvarende eieroversikt
- vedtekter
- dokumentasjon på stemmerettigheter
- konsernstruktur
- dokumentasjon på hvem som kontrollerer selskapet
- identitetsopplysninger for fysiske personer bak eierstrukturen
I enkle tilfeller er dette rett frem. I mer kompliserte strukturer kan det kreve mer arbeid, særlig hvis eierskapet går gjennom flere land eller selskaper.
Hva må dokumenteres?
Selskapet bør kunne dokumentere hvordan det har kommet frem til hvem som er reelle rettighetshavere.
For et aksjeselskap kan relevant dokumentasjon typisk være:
- aksjeeierbok
- stiftelsesdokument
- vedtekter
- aksjonæravtale
- generalforsamlingsprotokoller
- styreprotokoller
- konsernstruktur
- registerutskrifter for eierselskaper
- avtaler som gir kontroll eller særlige rettigheter
- kopi av legitimasjon eller annen identifikasjon der dette kreves i forbindelse med KYC
Poenget er ikke bare å registrere et navn. Selskapet bør kunne vise hvorfor den aktuelle personen er vurdert som reell rettighetshaver.
Hvis det ikke finnes noen person som oppfyller kriteriene, må dette også vurderes og håndteres korrekt. I slike tilfeller er det særlig viktig å dokumentere vurderingen.
Hvorfor henger dette sammen med KYC?
KYC betyr «Know Your Customer», eller «kjenn din kunde». Det handler om å forstå hvem kunden er, hvem som står bak kunden, og om det er forhold som innebærer risiko for hvitvasking, terrorfinansiering eller annen misbruk.
For aksjeselskaper er reelle rettighetshavere en sentral del av KYC.
Når en rapporteringspliktig virksomhet gjør kundetiltak overfor et selskap, holder det normalt ikke å vite selskapets navn og organisasjonsnummer. Man må også forstå hvem som eier eller kontrollerer selskapet.
Dette er særlig relevant ved:
- kjøp og overtakelse av aksjeselskap
- etablering av kundeforhold
- endringer i eierskap
- utenlandske eiere
- betaling fra andre enn kjøper
- kompliserte selskapsstrukturer
- tilfeller der en person handler på vegne av andre
For Stift AS er dette en naturlig del av prosessen. Ved overtakelse av et aksjeselskap må vi vite hvem kjøperen er, hvem som står bak kjøperen, og hvem som blir reelle rettighetshavere etter overtakelsen.
Hva skjer ved kjøp eller overtakelse av AS?
Når et aksjeselskap overtas, endres ofte eierskapet i selskapet. Det betyr at vurderingen av reelle rettighetshavere også må oppdateres.
Ved kjøp av et ferdigregistrert aksjeselskap er det typisk flere ting som skjer:
- aksjene overføres til ny eier
- ny aksjeeier føres inn i aksjeeierboken
- styret kan endres
- selskapets navn, formål eller adresse kan endres
- banken kan be om dokumentasjon før konto åpnes eller endres
- selskapets reelle rettighetshavere må vurderes og registreres
Dersom kjøper er en fysisk person som eier alle aksjene direkte, er dette som regel enkelt. Personen blir normalt reell rettighetshaver.
Dersom kjøper er et holdingselskap, et utenlandsk selskap eller en annen juridisk person, må man se videre bakover i strukturen. Da må man finne de fysiske personene som eier eller kontrollerer kjøperselskapet.
Eksempler ved overtakelse
Eksempel 1: Privatperson kjøper AS
Kari kjøper 100 prosent av aksjene i et ferdigregistrert aksjeselskap.
Kari blir normalt reell rettighetshaver, fordi hun eier og kontrollerer selskapet direkte.
Eksempel 2: Holdingselskap kjøper AS
Kari Holding AS kjøper 100 prosent av aksjene i Drift AS. Kari eier 100 prosent av Kari Holding AS.
Kari blir normalt reell rettighetshaver i Drift AS, fordi hun eier selskapet indirekte gjennom holdingselskapet.
Eksempel 3: Flere eiere
Tre personer eier 33,33 prosent hver av aksjene i et AS.
Alle tre vil normalt være reelle rettighetshavere, fordi hver av dem eier mer enn 25 prosent.
Eksempel 4: Ingen eier mer enn 25 prosent
Seks personer eier like mye av et AS, og ingen har særlige kontrollrettigheter.
Da kan det være at ingen oppfyller terskelen basert på eierskap alene. Likevel må selskapet vurdere om noen har kontroll på annen måte, for eksempel gjennom avtale, stemmerett eller rett til å utpeke styret.
Vanlige feil
Mange feil oppstår fordi man bare ser på første ledd i eierstrukturen.
Typiske feil er:
- å registrere et holdingselskap som reell rettighetshaver
- å glemme indirekte eierskap
- å ikke undersøke utenlandske eiere godt nok
- å overse aksjonæravtaler eller stemmerettsregler
- å ikke oppdatere opplysningene etter eierskifte
- å mangle dokumentasjon på vurderingen
- å tro at styreleder automatisk er reell rettighetshaver
Styreleder, daglig leder eller signaturberettiget er ikke nødvendigvis reell rettighetshaver. Rollen kan være relevant, men det avgjørende er om personen faktisk eier eller kontrollerer selskapet.
Når må opplysningene oppdateres?
Opplysninger om reelle rettighetshavere må holdes oppdatert. Ved endringer i eierskap eller kontroll må selskapet vurdere om registreringen må endres.
Dette er særlig aktuelt ved:
- salg av aksjer
- emisjon
- fusjon eller fisjon
- endringer i aksjonæravtale
- endringer i stemmerett
- nytt holdingselskap
- utenlandsk eier inn i strukturen
- endringer i hvem som kontrollerer et eierselskap
Ved overtakelse av et AS bør dette derfor være en fast del av sjekklisten.
Hvordan Stift håndterer dette i praksis
Stift AS leverer ferdigregistrerte aksjeselskaper for kunder som trenger et norsk AS raskt og ryddig.
Når et selskap skal overtas, er det ikke bare et spørsmål om å flytte aksjene fra én eier til en annen. Prosessen må også håndteres korrekt med tanke på identitet, eierskap, dokumentasjon og kontroll.
Derfor henger reelle rettighetshavere naturlig sammen med vår KYC-prosess.
Vi må blant annet forstå:
- hvem som kjøper selskapet
- om kjøper handler på egne vegne eller for andre
- om kjøper er en fysisk person eller et selskap
- hvem som eier og kontrollerer et eventuelt kjøperselskap
- hvem som blir reelle rettighetshavere etter overtakelsen
- om det finnes forhold som krever nærmere avklaring
Dette gjør prosessen tryggere både for kjøper, selskapet, banken og andre involverte parter.
Kort oppsummert
Reelle rettighetshavere er de fysiske personene som til slutt eier eller kontrollerer et aksjeselskap.
For et enkelt AS med én personlig eier er dette ofte ukomplisert. Ved holdingselskaper, utenlandske eiere eller flere eierledd må man gjøre en grundigere vurdering.
Ved kjøp eller overtakelse av AS bør vurderingen av reelle rettighetshavere alltid gjøres tidlig. Det gjør KYC-prosessen enklere, reduserer risiko for forsinkelser og bidrar til at selskapet får riktige opplysninger registrert fra start.
Skal du kjøpe et ferdigregistrert aksjeselskap gjennom Stift, hjelper vi med en ryddig prosess for overtakelse, dokumentasjon og nødvendige avklaringer rundt eierskap og kontroll.
